Обследование

Обследование – это работа бизнес аналитика на предприятии Заказчика по изучению бизнес-процессов, документооборота, выявление тенденций развития бизнеса предприятия, определения требований к автоматизированной системе с целью выработки рекомендаций по разработке оптимальной для данного предприятия схемы внедрения автоматизированной системы.

Задачи обследования:

• изучение бизнес-процессов организации Заказчика и определение необходимости их изменения, в случае неэффективности их реализации в существующем виде;
• определение на адекватность системы "1С:Предприятие 8" реализуемым и перспективным бизнес-процессам организации Заказчика;
• определение и оценка пожеланий Заказчика по автоматизации управления организацией, выработка рекомендаций по модификации компонентов программного продукта "1С:Предприятие 8";
• определение особенностей финансово-хозяйственной деятельности организации Заказчика;
• определение требований Заказчика к целевым показателям автоматизированной системе управления предприятием;
• оценка уровня подготовленности персонала Заказчика к освоению нового программного обеспечения;
• идентификация области учета и основных бизнес-процессов, подлежащих автоматизации (определить границы автоматизации) организации Заказчика;
• подготовка предложений Заказчику по объему, этапам и предварительным срокам выполнения работ по внедрению системы "1С:Предприятие 8" в организации Заказчика;
• оценка рисков неконтролируемых изменений объема, стоимости и продолжительности предстоящих проектных работ;
• определение бюджета проекта;
• написание отчета о проведенном обследовании.

Порядок проведения обследования.

Обследование предприятия Заказчика проводится в четыре этапа:

• I этап – подготовительный;
• II этап - исследовательская работа экономиста аналитика в организации Заказчика.
• III этап - описание экономистом-аналитиком предметной области Проекта, по показателям, выявленным в ходе обследования (работы, их качество, стоимость и продолжительность).
• IV этап – согласование с Заказчиком предметной области Проекта, изложенной в виде отчета о результатах обследования и их утверждение.

В ходе подготовительного этапа решаются следующие задачи:

• проводится экспресс-диагностика предприятия Заказчика для определения масштаба и глубины предстоящего обследования, а также его продолжительности и стоимости;
• между Исполнителем и Заказчиком заключается Договор на проведение работ по обследованию объекта автоматизации;
• Исполнитель выставляет счет, а Заказчик оплачивает работы;
• Исполнитель и Заказчик издают приказы по компании (письменные распоряжения) об организации работ;
• Исполнитель формирует команду специалистов для проведения работ, а Заказчик – ответственных за взаимодействие в ходе работ;
• Исполнитель составляет согласованный с Заказчиком "Календарный план проведения обследования", получает от Заказчика информацию и документы, необходимые для начала обследования.

На этапе исследовательской работы в организации Заказчика экономистом- аналитиком проводится определение предметной области предстоящего Проекта по автоматизации предприятия (определяется перечень работ и услуг, их стоимость и требуемое на них время). При этом решаются следующие основные задачи:

• получение от Заказчика всех документов, необходимых для аналитики деятельности предприятия;
• выявление всех особенностей и отклонений в управленческой, учетной и отчетной политике предприятия Заказчика от аналогичных процессов, реализованных в типовой конфигурации программного продукта;
• анализ отклонений и подготовка рекомендаций по модификации программного продукта, используемого в автоматизированной системе Заказчика или бизнес-инжиниринга предприятия.

При проведении исследовательской работы бизнес аналитик использует следующие методики:

• анкетирование;
• интервьюирование сотрудников Заказчика;
• наблюдение за работой сотрудников (при необходимости).

Этап описания предметной области проекта начинается с анализа информации, документов и материалов, полученных от Заказчика, а также выявленных в процессе обследования и продолжается в течение всего периода исследовательской работы.

Результатом этапа является документ в письменном виде, в котором отражается:

• перечень необходимого программного обеспечения для реализации модернизации автоматизированной системы;
• рекомендации по модернизации существующего аппаратного и сетевого оборудования организации;
• рекомендации по оптимизации организационной структуры, бизнес-процессов и документооборота предприятия;
• рекомендации по подготовке к внедрению новой автоматизированной системы;
• программа обучения сотрудников предприятия;
• этапы работ по Проекту с учетом приоритетности внедрения;
• описание работ по каждому этапу Проекта и основные точки контроля (вехи).
• перечень необходимых доработок программного продукта;
• бюджет и продолжительность (расписание) Проекта.

После оформления и утверждения отчета руководителем компании Исполнителя он, в установленные Календарным планом сроки, представляется Заказчику для согласования с руководителем проекта (назначенным ответственным лицом) и утверждения руководителем предприятия.

Все вопросы (замечания), возникшие у Заказчика по отчету, оформляются им в виде "Перечня вопросов (замечаний)" с указанием раздела, по которому возник вопрос. Составленный перечень направляется Исполнителю в письменном виде в сроки, предусмотренные Договором на проведение обследования для разрешения поставленных вопросов.

Требования Заказчика по изменению показателей предметной области Проекта могут быть оформлены отдельным приложением к Отчету, либо учтены при планировании Проекта по автоматизации предприятия.

Результаты работ отражаются в типовом документе "Акт приема-сдачи работ", подпись которого уполномоченными лицами Исполнителя и Заказчика означает завершение работ по Договору.

Утверждение Отчета руководителями организаций соответствует утверждению показателей предметной области предстоящего Проекта и означает:

• для Исполнителя – готовность и способность провести Проект с установленными в отчете показателями качества, продолжительности и стоимости;
• для Заказчика – готовность и способность оплатить работы Исполнителя в объеме и сроки, предусмотренные в Отчете.